第一节 总则
1.1、本规则根据独立中文笔会（以下简称“本会”）《章程》制订，旨在规范本会秘书处的工作，充分发挥秘书处的工作效能。
1.2、秘书处是本会的日常工作机构，在会长和秘书长的领导下开展工作。
1.3、秘书处的工作任务是：履行本会《章程》规定的工作职责，执行会长和理事会批准的工作计划和决议，保证本会各项工作有效有序地进行。
1.4、秘书处的英文名称为Secretariat of Independent Chinese PEN Center (ICPC)，简称为ICPC Secretariat。
第二节 组织和分工
2.1、秘书处由秘书长一人、副秘书长一至二人、各职能秘书和其他工作人员若干人组成。
2.2、秘书长由会长提名并经理事会批准任命，接受会长的领导，职责如下：
1）领导秘书处工作；
2）提名秘书处组成人员；
3）召集和主持秘书处会议；
4）协调本会各工作委员会的工作；
5）非理事得以列席理事会会议，并承担会议秘书工作；
6）负责执行理事会批准的预算和工作计划，并按期向会长和理事会提交报告；
7）负责筹备会员大会和选举工作；
8）遵行理事会的决议和财务规则；，
9）在《财务条例》授权范围内作财务决定，并在决定作出三日内向会长和监事通报；
10）负责执行会长的其它决定。
1）领导秘书处工作；
2）提名秘书处组成人员；
3）召集和主持秘书处会议；
4）协调本会各工作委员会的工作；
5）非理事得以列席理事会会议，并承担会议秘书工作；
6）负责执行理事会批准的预算和工作计划，并按期向会长和理事会提交报告；
7）负责筹备会员大会和选举工作；
8）遵行理事会的决议和财务规则；，
9）在《财务条例》授权范围内作财务决定，并在决定作出三日内向会长和监事通报；
10）负责执行会长的其它决定。
2.3、副秘书长由秘书长提名经会长任命，接受秘书长和会长的领导，职责如下：
1）协助和分担秘书长工作，分工负责秘书处部分事务；
2）在秘书长因故不能履行职责时，受其委托代理秘书长工作；
3）负责执行会长或秘书长委托的其它工作。
1）协助和分担秘书长工作，分工负责秘书处部分事务；
2）在秘书长因故不能履行职责时，受其委托代理秘书长工作；
3）负责执行会长或秘书长委托的其它工作。
2.4、财务秘书（司库）由秘书长提名经会长任命，并报理事会批准，接受秘书长和会长的领导，职责如下：
1）负责本会财务管理；
2）收取会员会费，并向国际笔会交纳会费；
3）管理本会资金收支和帐目；
4）起草经费申请和财务报告；
5）非理事得以列席与财务有关的理事会会议；
6）《财务条例》授予的其它职责。
1）负责本会财务管理；
2）收取会员会费，并向国际笔会交纳会费；
3）管理本会资金收支和帐目；
4）起草经费申请和财务报告；
5）非理事得以列席与财务有关的理事会会议；
6）《财务条例》授予的其它职责。
2.5、组织秘书由秘书长提名经会长任命，接受秘书长和会长的领导，职责如下：
1）发展会员，接受入会申请书，并及时提交理事会审批；
2）联络会员，管理会籍和会员名单；
3）规划本会工作机构，配备相关工作人员；
4）协助秘书长筹备会议和选举的组织工作；
5）起草组织工作报告；
6）负责会长或秘书长委托的其它组织事务。
1）发展会员，接受入会申请书，并及时提交理事会审批；
2）联络会员，管理会籍和会员名单；
3）规划本会工作机构，配备相关工作人员；
4）协助秘书长筹备会议和选举的组织工作；
5）起草组织工作报告；
6）负责会长或秘书长委托的其它组织事务。
2.6、国际秘书由秘书长提名经会长任命，接受秘书长和会长的领导，职责如下：
1）负责秘书处对外联络事务；
2）联系国际笔会总部及世界各地笔会；
3）联络世界各地其它团体和个人，建立和发展合作交流；
4）协助本会的国际筹款工作；
5）执行会长或秘书长委托的其它对外联络工作。
1）负责秘书处对外联络事务；
2）联系国际笔会总部及世界各地笔会；
3）联络世界各地其它团体和个人，建立和发展合作交流；
4）协助本会的国际筹款工作；
5）执行会长或秘书长委托的其它对外联络工作。
2.7、文牍秘书由秘书长提名经会长任命，接受秘书长和会长的领导，职责如下：
1）负责秘书处文书事务；
2）起草秘书处的各种文件；
3）管理文字资料的编辑和翻译工作；
4）协助秘书长筹备会议和选举的文书工作；
5）执行会长或秘书长委托的其它文书工作。
1）负责秘书处文书事务；
2）起草秘书处的各种文件；
3）管理文字资料的编辑和翻译工作；
4）协助秘书长筹备会议和选举的文书工作；
5）执行会长或秘书长委托的其它文书工作。
2.8、新闻秘书由秘书长提名经会长任命，接受秘书长和会长的领导，职责如下：
1）发布对外新闻稿和其它文宣资料；
2）代表本会与媒体联络；
3）负责会长或秘书长委托的其它对外文宣工作。
1）发布对外新闻稿和其它文宣资料；
2）代表本会与媒体联络；
3）负责会长或秘书长委托的其它对外文宣工作。
2.9、会员权益秘书由秘书长提名经会长任命，接受秘书长和会长的领导，职责如下：
1）向会员提供有关资助、奖金的信息；
2）向理事会由本会提名争取的资助、奖金的人选；
3）协助秘书长准备本会提名资料；
4）受理会员有关权益问题的咨询；
5）负责会长或秘书长委托的其它会员权益事务。
1）向会员提供有关资助、奖金的信息；
2）向理事会由本会提名争取的资助、奖金的人选；
3）协助秘书长准备本会提名资料；
4）受理会员有关权益问题的咨询；
5）负责会长或秘书长委托的其它会员权益事务。
2.10、档案秘书由秘书长提名经会长任命，接受秘书长和会长的领导，职责如下：
1）负责管理本会档案；
2）保管本会各种文件及资料，并编号登记；
3）建立健全本会各种活动的档案材料，建立会员档案库。
1）负责管理本会档案；
2）保管本会各种文件及资料，并编号登记；
3）建立健全本会各种活动的档案材料，建立会员档案库。
2.11、秘书处可根据需要设立其他分工负责的秘书或其他工作人员，由秘书长提名经会长任命。
2.12、各职能秘书和工作人员的职责可以兼任。
2.13、秘书处工作人员辞职，须递交书面辞职书报会长批准。
2.14、秘书处工作人员免职，由秘书长报会长批准。秘书长和财务秘书免职，由会长报理事会批准。
第三节 会议制度和工作程序
3.1、秘书处会议不定期举行，一般每月不少于两次，由秘书长或秘书长委托召开，以电邮通信或其它方式开会。
3.2、秘书处会议分全体会议和海外工作会议。前者包括全体成员，每三月至少举行一次；后者只包括秘书处海外成员和本会海外副会长，必要时还可包括本会其它相关工作机构成员。
3.3、秘书处会议可一事一议，不作表决，由秘书长或分管该事务的副秘书长、秘书自行决定。
3.4、需要表决的事项须由秘书处一名成员提出正式议案，并获另一成员附议才能进入表决程序。表决为一人一票，以总投票数的过半多数为通过。
3.5、秘书处公文经秘书长或分管副秘书长核稿后发出，本会会长、理事会委托秘书处起草的公文须经会长或经理事会授权的审稿人核稿后才可发出。本会公文和秘书处公文由秘书处分别按年度统一编号。
3.6、已公布文件以外的秘书处会议事项，包括会议议题、与会者讨论文字和记录等，未经秘书长或会长批准，不得向会长和理事会以外的非会议出席者披露或评论。
3.6、已公布文件以外的秘书处会议事项，包括会议议题、与会者讨论文字和记录等，未经秘书长或会长批准，不得向会长和理事会以外的非会议出席者披露或评论。
3.7、国际笔会、其他团体、个人正式来文，需要本会存档或处理者，由收文者转发档案秘书统一登记后送秘书长。秘书长根据情况报送会长或分送有关副秘书长、秘书处工作人员处理。
3.8、会长、理事会交办秘书处的事项，由秘书长或其委托的副秘书长、秘书负责办理，并将办理结果报告交办人。
3.9、秘书处工作人员每三月向秘书长提交一份本职工作报告。
第四节 附则
4.1、本规则由秘书处制订和解释。
4.2、本规则由理事会通过起开始施行。
4.2、本规则由理事会通过起开始施行。
（独立中文笔会理事会第十次会议2007年5月26日通过）