独立中文笔会会员大会议事规则

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(第三届会员大会2007年10月9日通过,第五届会员大会2011年10月13日修改,第六届会员大会2013年10月17日第二次修改,第八届会员大会2018年4月1日第三次修改)

第一条 序言

1.1、本规则根据独立中文笔会(以下简称“本会”)《章程》,并参照《国际笔会代表大会议事程序》制订,旨在规范本会会员大会的运作程序和方式,提高议事效率。
1.2、会员大会召开的会议分全体会议和非全体会议:
(1)全体会议:参加会员大会的会员全体举行的会议,是会员大会行使权力的主体,因此本规则适用的“会员大会”(以下简称“大会”),如果不作特别说明,只限于其全体会议。
(2)非全体会议包括:针对某事项召开特别的调查或听证会议,各工作委员会针对相关提案召开的特别会议,以及其他根据大会需要安排的会员分组会议。除大会主席另行决定外,非全体会议亦应向全体会员公开。非全体会议的议事规则将另行规定。

第二条 大会的召集

2.1、会长为大会召集人。
2.2、会长因故不能召集大会,可委托一名副会长或理事担任大会召集人。​​
2.3、理事会或三分之一以上会员联署,可要求会长召集紧急会员大会,并在提出日后在一个月内召开。会长拒绝召集紧急会员大会,可由理事会或联署会员推选大会召集人。
2.4、大会召集人应至迟在会员大会召开之前六十天(紧急会员大会不受此时间限制),决定大会的召开日期、地点、方式(互联网通讯方式或其他方式),同时责成秘书处通报全体会员并负责筹备,在大会召开之前的理事会会议上提交大会议程和大会相关文件。

第三条 大会参加者及法定人数

3.1、本会全体会员应尽可能参加会员大会的会议和投票。
3.2、大会召集人应责成秘书处在大会召开时确认参加大会的会员人数。
3.3、在全体有投票权的会员半数以上报名​或报到后,会员大会即为有效。与会人数不足大会法定人数时,大会召集人可以决定将会议延期召开。
3.4、本会荣誉成员有权作为观察员列席大会的会议。
3.5、大会召集人在咨询理事会后,可邀请本会以外人士作为观察员,列席会员大会。

第四条 大会会议议程

4.1、会员大会的所有会议议程应向全体会员公开,由大会召集人责成秘书处准备议程草案稿,提交理事会通过。
4.2、议程草案应在大会召开的三天前发给全体会员。
4.3、大会议程应包括以下事项:
(1)通过大会议程;
(2)确定大会监票人;
(3)审查通过理事会工作报告和财务报告;
(4)审查通过各项提案
(5)选举;
(6)其他事项。

第五条 大会主席

5.1、会员大会召集人应担任大会主席,或委托其他人担任。
5.2、大会主席的权责:
(1)决定和宣布每次会议的开始与结束;
(2)在进入大会议程之前,向大会通报任何自己认为要立即关注的事项;
(3)指定大会秘书处及其秘书长和三名监票人;
(4)主持会议,指导讨论,维持秩序,在情况需要时确保会议遵守本会章程和本规则,给予或取消向大会发言的权利;
(5)裁定会议争议和程序动议,
(6)将报告、动议、提案、修正案、候选人名单等付诸票决;
5.3、大会主席不应投票。
5.4、当大会主席及其委托人在会议中都缺席时,大会应选出一位代理主席,具有主席的相同权责,直到大会主席或其委托人回来主持会议。

第六条 大会秘书处、秘书长、监票人

6.1、大会秘书处由本会秘书处加大会主席指定的其他会员组成,受大会主席指导,为大会提供必要服务。
6.2、大会秘书长由本会秘书长或改由大会主席指定的其他人担任,协调大会秘书处的各项工作。
6.3、大会秘书处的职责:
(1)在大会主席指导下根据大会议程提供服务,包括文件处理和会议记录;
(2)根据章程和相关规定对大会提案进行程序性审核;
(3)协助选举工作,为候选人提供必要服务;
(4)由大会主席专门指定的三名监票人,协助票决的计票工作,负责点票事务;
(5)大会主席临时交办的其他服务。
6.4、监票人和任何涉及选票内容的会员对不公开投票情况负有保密义务。如有五名会员对某监票人提出不信任动议,可向大会主席提出更换人选,大会主席如不接受,则须提交大会直接票决监票人,以得票多者为当选。
6.5、大会秘书处成员对职责以外的大会事务应予以回避:
(1)不得参与任何提案、动议的提出、联署或附议;
(2)不得作为候选人参选,也不得参与提名候选人或助选;
(3)大会发言必须先经大会主席批准。

第七条 大会行为准则

7.1、大会任何发言都应先公开向大会主席提出申请并获批准。大会主席应尽量给予每个申请者发言机会,可根据大会议程要求附以适当的时间或篇幅限制,并决定发言者的顺序。
7.2、未经大会主席特许,任何人无权对同一动议、提案或修正案发言超过一次,只有提案人在大会主席宣布讨论终止前有权发言两次。
7.3、大会主席可根据会议特点决定,特许取消7.1和7.2款对发言的限制。
7.4、有违大会程序的发言,或带有人身攻击的发言,大会主席应立即制止,并予以取消或删除。对不服从大会主席决定者,可取消其发言资格或中止与会资格。
7.5、大会程序争议应由大会主席裁定。对大会主席的程序裁定不服可立即提请大会票决,但必须有至少九位会员当场附议,否则大会主席裁定自行生效。

第八条 大会提案

8.1、大会提案分为四类:章程修正案,罢免案,其他常规提案和紧急提案。除紧急提案外,都应在大会召开的十五天前提交秘书处,在理事会于大会召开之前的最后一次会议上核准,列入大会议程。
(1)章程修正案:根据《章程》第三十八条处理,由理事会或五分之一以上会员联署提出;
(2)罢免案(复议):根据《章程》第二十四条七款处理,五分之一以上会员联署提出,经理事会审议后,可按常规提案提出复议。
(3)常规提案:理事会、各工作委员会或五人以上会员联署提出。
(4)紧急提案:理事会、各工作委员会或五人以上会员联署,在大会召开前十五天内到大会宣布结束前提交的提案,包括对前三类提案的修正案,经过秘书处审核,由大会主席核准列入大会议程。
8.2、所有大会提案都应根据章程和相关规定进行程序性审核,下列提案不应列入大会议程:
(1)提案不符合本条8.1款规定的提交条件;
(2)提案明显在《章程》规定的笔会管辖事务之外;
(3)提案属于《章程》规定已完全授权理事会或会长决定的职权范围;
(4)提案为本次大会已票决之事项。
8.3、秘书处审核时应尽可能将相似的提案合并。
8.4、秘书处审核有修正案的提案时,应提议各案讨论及付诸票决的顺序。
8.5、秘书处的审核意见,应根据本条8.1款的提案分类,提交理事会或大会主席核准。
8.6、如果提案经过一次或数次票决被部分修正,该修正过的提案应提交大会作最后票决。
8.7、任何已列入议程的提案,可由提案人在付诸票决前的任何时候全部或部分撤消。不过,对此撤消的提案或部分,任何其他会员都可无须事先经核准而动议将其恢复。

第九条 程序动议

9.1、有关程序的动议可由参加大会的任何会员随时提出,无须事先经核准。这样的动议包括:
(1)参照先例的动议;
(2)推迟议决有疑问事务的动议;
(3)中断讨论某特定问题的动议;
(4)终止讨论某提案或修正案而立即票决的动议;
(5)大会进入议程下一项目的动议;
(6)休会的动议;
(7)投票方式的动议。
(8)质疑票决结果的动议。
(9)反对大会主席裁定的动议。
9.2、除有特别规定以外,一项程序动议如获得另四位会员当场附议,应由大会主席立即裁决。
9.3、反对大会主席裁决的动议如获得另九位会员当场附议,大会主席应将此动议付诸大会票决。在付诸票决前,大会主席可以允许发言支持或反对动议,双方至多各三人。在动议票决通过后,大会主席应立即付诸执行。

第十条 投票程序

10.1、会员每人一票,参加大会者直接投票,未参加大会者可委托参加者代理投票或进行通讯投票。
10.2、投票方式在无特定要求时采取公开投票,如举手投票,或在互联网大会社区内直接投票。
10.3、大会主席可自行决定,对争议很小的提案采取尽量快捷方便的公开投票方式。
10.4、大会主席宣布一项票决开始后,相关的大会发言、辩论和游说都应停止,除针对票决程序的动议外,不得打断和干扰票决程序。
10.5、只要有会员动议某项票决采取无记名或其他秘密投票方式,就应按此动议要求的方式投票。
10.6、在各类提案中,章程修正案应首先票决,其次是本规则及其修正案。
10.7、针对同一事项有两个以上提案或修正案时,由大会主席决定采取下列任一种票决方式:
(1)同时表决:以得票最多的选项为胜;如得票最多的选项有两个或两个以上票数相等,这几个选项应进行第二轮投票,以得票数超过投票会员半数的选项为胜;
(2)逐案表决:依后提案先表决的顺序,当某个提案获得通过后,此后的提案是否付诸表决,由大会主席决定,但通过修正的原提案必须最后付诸表决。
10.8、对动议、提案或修正案的表决,如无特殊规定,以超过投票会员半数赞成为通过。
10.9、对紧急提案,以投票会员三分之二的多数赞成为通过。
10.10、三分之二的多数应是赞成或反对某个提案或修正案的总投票数的三分之二。
10.11、票决结果应尽早当场宣布,不得晚于大会结束。
10.12、票决结果宣布后24小时内若无质疑动议提出,即自行生效。
10.13、质疑票决结果的动议,应在宣布后24小时内向大会主席提出,由主席裁决是否需要重新点票或重新投票。对新的票决结果不得再提动议。

第十一条 代理投票

11.1、未参加会员大会的会员,可委托参加大会的任何会员代理投票,并计入票决数。
11.2、代理投票应依据委托人签署的委托书,说明是全权委托或部分委托代理投票。
(1)全权委托:容许代理人在大会上代理参与任何投票,全权委托书应在大会召开的十五天前提交秘书处审核,并经理事会核准;
(2)部分委托:容许代理人在大会上代理参与委托人指定事项的投票,部分委托书应在指定事项开始投票至少三天前提交秘书处审核,并经理事会或大会主席核准。
11.3、每个会员最多可代理另四位会员投票。
11.4、代理投票权只应用于投票,不适用对提案的联署或对大会程序动议的附议。
11.5、代理投票委托书应抄送给全部监票人。
11.6、代理投票人应在选票上加注:
(1)记名投票时应加注委托人名;
(2)不记名投票时应加注“代理”两字。
11.7、委托人可在任何时候向秘书处或大会主席提出撤消其委托书,大会主席核准后应及时通知其代理投票人,停止在此后票决中代理投票。
11.8、代理投票可在大会期间由委托人的出席投票所取代。

第十二条 通讯投票

12.1、每个会员都可通讯投票,表决已经列入大会议程的事项包括选举投票,可以电子邮件或传真或邮局信件投送:
(1)在大会开始前,通讯投票应在此三天前送达秘书长;
(2)在大会开始后,通讯投票应在投票正式截止前送达监票人。
12.2、重复的通讯投票应以在投票正式截止前最晚收到的选票为准。
12.3、通讯投票在大会期间可由同一投票人出席投票所取代。
12.4、会员大会在互联网大会社区举行时,不记名投票方式若不方便使用,可改为以署名电子邮件投票方式为主的通讯投票,程序如下:
(1)大会秘书处应将选票通过互联网群发到参加大会的全体会员的个人电子邮件信箱;
(2)投票的会员应将各自的选票署名后投送到监票人的电子邮件信箱。

第十三条 选举程序

13.1、秘书处应至迟在会员大会召开之前六十天(紧急会员大会不受此时间限制)向全体会员通报选举事项,征求提名理事候选人。
13.2、理事候选人提名应至迟在会员大会召开之前十五天或理事会可能决定的更短时间提交给秘书处。提名应包括五名以上会员联署、候选人同意参选的签名信和简历。
13.3、秘书处应尽早且至迟在大会选举日期前十五天,将全部理事候选人名单、简历及其他相关资料发给全体会员。
13.4、选举应以秘密投票举行。每位有投票权的会员应至迟在理事选举日期一周前收到一份正式选票。选票可在大会选举时用于直接投票,或以通讯投票在投票正式截止前送达监票人。
13.5、获得最高票的那些候选人当选,以补足理事会的席位;理事当选数以外的前两名当选为候补理事。
13.6、如果最后一席理事或候补理事有两位或更多候选人得票相等,参加大会的会员应对得票相等者继续投票选举。

第十四条 大会文件

14.1、秘书处应保存大会的所有会议记录及相关互联网通讯资料。
14.2、会员可以查阅会议记录及通讯资料,但不得违背秘密投票原则。
14.3、会员大会所通过的所有决议文本,应由秘书处在大会结束后尽早且至迟一个月内发送给全体会员。
14.4、任何人未经理事会批准,不得向会外传播任何大会文件,包括会议记录、通讯资料和大会决议等内容。

第十五条 生效与修改

15.1、本规则在获得会员大会通过起开始生效。
15.2、本规则条文若与本会《章程》相冲突,以《章程》相关条文为准。
15.3、理事会或五位以上会员联署,可向会员大会提出本规则修改提案。
15.4、本规则修改提案经超过投票会员半数赞成,即为通过。​

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